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Causas y efectos en la gestión y control de activos fijos!

Updated: Jun 13, 2021

Una de las falencias más grandes que presentan las empresas en la gestión de sus inversiones, es el control adecuado del activo fijo. No poseen una base actualizada de los bienes que dispone, no saben quién o quiénes son sus usuarios, el estado de conservación del activo fijo, control de mantenimiento y más aún si se encuentra o no asegurado. La consecuencia de este mal manejo de la información de activos es el de emitir asientos contables errados y no aprovechar de una manera óptima el escudo fiscal que nos presenta la depreciación o en el peor de los casos estar cometiendo una falta con respecto a la autoridad tributaria.


Las empresas no dan la importancia adecuada a la administración, gestión y control del activo fijo, esto es evidente al no contar con una persona en el caso que lo tenga para esta actividad, el no disponer de software, políticas y procedimientos internos para un eficiente control, la mayoría de las empresas posee activos importantes como terrenos, equipo, maquinaria, muebles. Estos activos de “larga vida” sirven para generar ingresos durante algunos periodos, pues facilitan la producción y venta de bienes y servicios. Los activos fijos se denominan como los “activos que producen utilidades”, ya que generalmente son estos los que dan base a la capacidad de la empresa, para generar riqueza. Sin planta y equipo la empresa no podría realizar su tarea diaria, ni elaborar los productos que le produce ingresos.


En nuestra experiencia, en muchas empresas hemos analizado un patrón, un denominador común, este consiste en que la trazabilidad de los activos fijos es alta, pues estos se mueven de acuerdo con la necesidad de cada empresa y va ligado generalmente a su crecimiento. El control se torna deficiente, y los errores más evidentes entre otros pueden ser:

  • Registro de activos con la descripción técnica del proveedor, lo cual dificulta su control, es importante contar con una descripción genérica y de fácil ubicación.

  • Registro de activos en lote, lo cual dificulta su trazabilidad y asignación por su usuario.

  • Desmantelar, canibalizar, destruir un activo fijo sin la respectiva dada de baja.

  • Falta de una identificación, rotulación o plaqueo del activo fijo (código de barras).

  • Actualización de la base de datos, usuarios responsables por una alta rotación en el personal (actas de entrega recepción).

  • Historial de mantenimiento preventivo y correctivo de los activos fijos.

  • Contratar pólizas de seguro para activos que posiblemente no están inventariados y/o la incorporación de otros que están inservibles o desaparecidos.

En consecuencia, no logran conciliar el inventario físico con sus registros contables, hemos analizado casos extremos en empresas que hasta el 25% de los activos que se encuentran registrados contablemente, no se localizan físicamente.


Es necesario cambiar la cultura organizacional orientada a un mejor manejo de los bienes, el marco normativo global NIIFS trata de estandarizar la manera de administrar sus activos fijos estableciendo una única línea de administración, gestión y control en el activo fijo que conlleve a una administración clara, transparente con un seguimiento optimo a los bienes.


Como beneficios principales, evitar el impacto contable al depreciar activos que ya no existen, cumplir con requerimientos de auditoría interna o externa, evitar compras innecesarias de equipo que la empresa ya posee y optimizar recursos y tiempo en la verificación de activos ya sea en inventarios cíclicos o periódicos.


#Activosfijosonline


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